Een zaaksysteem ondersteunt overheden met het registreren, afhandelen en het monitoren van zaken om op die manier zaakgericht te werken en dienstverlening aan burgers, bedrijven en ketenpartners te optimaliseren.
 

Zaakgericht werken

Gemeenten, maar ook provincies, hebben honderden producten en diensten die zij leveren aan burgers en bedrijven. Denk aan het aanvragen van vergunningen, het doen van meldingen en het indienen van een bezwaar. Bij elk van deze producten is per gemeente of provincie een afhandelingsproces gedefinieerd, ook wel af te werken zaak genoemd. Een zaaksysteem helpt deze afhandelprocessen snel in te richten, ook als het over honderden zaaktypes gaat. Voor zaaksystemen heeft KING / EGEM verschillende datamodellen (GFO-Zaken, RGB-Zaken) ontwikkeld die gemeenten kunnen toepassen om zaak- of klantgericht te werken. Recent heeft EGEM bovendien de GEMMA Zaaktypecatalogus gepubliceerd waarin honderden zaaktypen zijn gedefinieerd.
 

Zaaksysteem voor de ondersteuning van afhandelprocessen

Een zaaksysteem (of Midoffice) is in staat om als generieke applicatie vele verschillende afhandelprocessen te ondersteunen, waardoor het overheden in staat stelt zaakgericht te werk te gaan. Dit gebeurt door een eenvoudig workflowmodel met statusovergangen, checklists en een eenvoudig dossiermodel. Aan de voorkant (frontoffice) wordt het zaaksysteem gevoed door een web-, telefoon- en postintake. Aan de achterkant (backoffice) bevinden zich de archieven en basisregistraties. 
 

Snellere afhandeling, betere dienstverlening

Door de frontoffice te combineren met het afhandelproces ontstaat een rijk Klant Contact Centrum (KCC). Daarnaast kan zowel de klant (burger of bedrijf) als het management statusrapportages krijgen per zaak en zaaktype op basis van een zgn. zakenmagazijn. Zodoende kunnen doorlooptijden worden bewaakt. Servicenormen, checklists, bewaartermijnen en andere parameters per zaaktype worden vastgelegd in een zaaktypecatalogus en sturen het volledige gedrag van het zaaksysteem.
 

PerfectView Zaken

Indien u zaakgericht gaat werken middels een zaaksysteem dan bieden wij u met met PerfectView Zaken concreet het volgende:
 

• CRM
• Gegevensmagazijn
• Zakenmagazijn
• Generieke workflow (is in te zetten voor gemeentelijke producten zonder backoffice)
• GEMMA ZTC (zaaktypecatalogus)
• Webservice e-formulieren
• Webservice DMS
• StUF BG koppeling
• Koppeling www.mijnoverheid.nl

Ook voor een pilot voor een aantal medewerkers of een bepaalde afdeling biedt PerfectView Zaken mogelijkheden. Als u meer informatie wilt over de mogelijkheden van een pilot, neemt u dan contact op met ons. Wij helpen u graag verder.