Document management is het proces dat zich binnen organisaties richt op het zinvol, bruikbaar, veilig en geheel volgens de archiefwet opslaan van documenten. Een Document Management Systeem (DMS) voorziet al dan niet geïntegreerd met oplossingen voor het digitaliseren (scannen), printen, bewerken, verspreiden, opslaan (archiveren), zoeken, opvragen en vernietigen van de documenten in software die dit gehele proces ondersteunt. 
 

Microsoft SharePoint DMS

PerfectView heeft in samenwerking met QNH op basis van SharePoint 2010 een volledig NEN2082 gecertificeerd Document Management Systeem (DMS)/Record Management Applicatie (RMA) ontwikkeld dat, indien gewenst, onderdeel uitmaakt van het PerfectView Zaaksysteem. Deze koppeling zorgt ervoor dat uw DMS onderdeel is van het zaaksysteem en volledig wordt geïntegreerd in het zaakgericht werken.

De SharePoint 2010 / DMS-oplossing zorgt ervoor dat  archiefstukken vanaf de start van een zaak of proces grotendeels via digitale weg automatisch worden geborgd en beheerd. Medewerkers én klanten hebben hierdoor op ieder moment, tijdens en na het proces, zolang als het wettelijk nodig is, betrouwbare digitale documenten tot hun beschikking. Het systeem digitaliseert onder andere alle poststromen. De NEN2082 certificering betekent dat het voldoet aan de Nederlandse norm met eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Tijdens het ECB (European Certification Bureau) implementatieonderzoek zijn de functionele keuzes en werkwijzen binnen het DMS/RMA getoetst en goed gekeurd voor certificering.  

DMS connectoren

Naast de mogelijkheid om het SharePoint DMS/RMA dat PerfectView in samenwerking met QNH voor u kan implementeren (zoals bij de gemeenten Hengelo, Nieuwegein en Venlo), in te zetten, heeft PerfectView inmiddels ook een aantal standaard connectoren ontwikkeld om te koppelen met bestaande document management systemen zoals Decos DMS, Corsa (BCT) en Verseon (Circle Software).

Wilt u meer weten over onze visie op documentbeheer, recordsmanagement en de combinatie met uw Midoffice Suite, dan adviseren wij u onze whitepaper, ons visiedocument en/of onze referentiecases te downloaden. U kunt natuurlijk ook even contact opnemen met één van onze professionals op het gebied van overheidsvraagstukken ten aanzien van document management en (e-)dienstverlening.