PerfectView partner QNH heeft voor de Gemeente Nieuwegein een Document Management Systeem (DMS)/Record Management Applicatie (RMA) geïmplementeerd op basis van SharePoint 2010. Het bijzondere aan de implementatie is dat deze getoetst is door ECB en voldoet aan de eisen van “NEN2082 in het gebruik”.
 

NEN2082 certificering

De NEN2082 audit is door onderzoekers van ECB Nederland BV uitgevoerd. “Het is uniek dat ons onderzoek aantoont dat de implementatie van het SharePoint DMS/RMA volledig voldoet aan de eisen van “NEN2082 in het gebruik”. SharePoint is een door ECB NEN2082 gecertificeerd product. Dit betekent dat het voldoet aan de Nederlandse norm met eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Bij het ECB implementatieonderzoek worden de functionele keuzes en werkwijzen binnen het DMS van Gemeente Nieuwegein getoetst. Dat is een informatief en praktisch onderzoek. Het levert aantoonbare zekerheid over het informatiebeheer binnen de gemeente. Het is een cruciale stap naar het behalen van de toestemming tot Substitutie”, aldus mr. Benedikt Marijnen, (bestuursrecht) jurist bij ECB.  Het is voor het eerst dat een Nederlands bedrijf een implementatie van een DMS/RMA heeft uitgevoerd waarbij ook de implementatie voldoet aan de eisen van de standaard.
 

SharePoint 2010 bij de gemeente Nieuwegein

Het systeem digitaliseert onder andere alle poststromen van de Gemeente Nieuwegein. QNH heeft enkele unieke toevoegingen op SharePoint gemaakt, zodat het systeem de dagelijkse praktijk goed ondersteunt. Ine Verstappen, Document Manager bij de Gemeente Nieuwegein: “Deze SharePoint 2010-oplossing zorgt ervoor dat onze archiefstukken vanaf de start van een proces grotendeels via digitale weg automatisch worden geborgd en beheerd. Onze medewerkers én klanten hebben hierdoor straks op ieder moment, tijdens en na het proces, zolang als het wettelijk nodig is, betrouwbare digitale documenten tot hun beschikking. SharePoint 2010 is gekoppeld aan het PerfectView Dynamics Midoffice om documenten gegenereerd vanuit een zaak correct te archiveren in het DMS.